За місяць : 2756
статей : 1065
| Рубрики : | Бібліотечні фонди |
Індивідуальний облік документів – комплекс бібліотечних технологічних операцій, спрямованих на фіксацію відомостей про кожний окремий примірник (назву) твору друку або іншого документа, що надійшов до бібліотеки чи вибув із неї.
Вимоги до І. о. д. регулює Інструкція з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах (затверджена наказом Міністерства культури і туризму України 03.04.2007 р. № 32), якою встановлено єдині для всіх бібліотек поняття для визначення одиниць обліку щодо різних видів документів, зокрема: для книг та брошур, а також аудіовізуальних та електронних видань – це назва та примірник; для газет і журналів – річний комплект та підшивка, для фонодокументів – диск, котушка, касета, бобіна; для відеодокументів – касета чи диск тощо.
Обліку підлягають документи як придбані за рахунок бюджетних коштів, оформлені за передплатою, так і ті, що надходять до бібліотеки безкоштовно як обов’язковий примірник, а також отримані завдяки благодійництву.
Індивідуальний облік надходжень документів до бібліотечного фонду здійснюється диференційовано, шляхом їхнього розподілу на документи постійного (у т. ч. довготривалого) і тимчасового зберігання.
Залежно від цього розподілу застосовують інвентарний та безінвентарний І. о. д. Зазвичай для всіх окремих документів довготривалого зберігання, до яких належать ті, що призначені для задоволення поточного читацького попиту, незалежно від їх виду, а також для рідкісних і цінних книг, архівних документів, краєзнавчих видань та ін., у бібліотеках застосовують інвентарний облік, що здійснюється шляхом присвоєння кожному з документів інвентарного номера з обов’язковою фіксацією в інвентарній книзі основних даних: автор(и), назва, вихідні дані, вартість. Крім традиційної книжкової форми (інвентарна книга), в деяких бібліотеках застосовують й інші форми І. о. д.: карткова (картка облікового каталогу), аркушева (лист актового обліку), реєстраційна картка на певний вид видання, зокрема й електронний чи аудіовізуальний документ. Ту чи іншу форму І. о. д. кожна бібліотека обирає самостійно залежно від її типу, статусу, традицій, що склалися впродовж тривалого часу, специфіки складу фондів закладу.
Існують певні особливості І. о. д. з урахуванням видів документів. Наприклад, кожна з брошур, виданих у складі видавничої папки (обкладинки), обліковується як окреме видання, а додатки до друкованих видань (мапи, атласи, таблиці, покажчики до географічних назв, ноти, грамплатівки, плакати, оптичні диски і т. ін.), навпаки, отримують інвентарний номер основного документа. Проте, якщо вони мають самостійне значення, їх обліковують окремо.
Для диференційованого обліку різних видів друкованої продукції в бібліотеці можуть бути такі окремі інвентарні книги: збірників, альбомів, атласів; дисертацій; іноземної літератури; журналів тощо. Для обліку періодичних видань застосовують відомість надходження періодичних видань. Для індивідуального обліку аудіовізуальних документів та електронних видань застосовується окрема інвентарна книга, в якій з метою недопущення повтору інвентарних номерів, що присвоюються аудіовізуальним документам та електронним виданням, після фіксації інвентарного номера через скісну риску додають літеру «А» (інвентарний номер / А).
Бібліотеки наукових установ та освітніх закладів різного рівня здійснюють індивідуальний (диференційований) облік друкованих, неопублікованих та мультимедійних документів в окремій для кожного з названих видів документів інвентарній книзі. Кожна з них має свій шифр: для друкованих видань – після номера міститься службова позначка «з/п»; дисертацій – спершу позначка «Д» і далі номер; звітів із завершених науково-дослідних робіт «З-№ …»; мультимедійних документів – «МД-№ …». Ведення окремих інвентарних книг для різних видів документів дає змогу відокремити в електронному каталозі різні інвентарні ряди, що прискорює пошук документів одного виду.
Актова система обліку – форма І. о. д. за якої замість запису в інвентарній книзі на кожну нову партію книг складають акти, де зазначають власний порядковий номер, дата надходження і перелік документів у партії. Актова система є зручною для комп’ютеризованого обліку: роздруковані примірники актів можна використовувати і як аркуші інвентарної книги, і як облікові документи для передання видань в інші підрозділи бібліотеки, і як списки нових надходжень до фондів. Інвентарний номер в актовому обліку є комбінованим і складається з трьох груп цифр – номера акта, року його складання та порядкового номера запису, розділених скісною рискою та тире. Актова система обліку застосовується здебільшого у великих бібліотеках, які мають значні обсяги надходжень документів.
Обліковий каталог як форма І. о. д. поєднує облік бібліотечного фонду за назвами та примірниками. На кожну назву документа заповнюється картка з повним бібліографічним описом, зазначеною ціною, номером запису в книзі сумарного обліку, кількістю примірників, що надійшли, вибули, перебувають на обліку. У картці фіксують усі наступні надходження видання, незалежно від змін його вартості. Усі каталожні картки розставляють за правилами абеткового каталогу. Відповідальність за збереження та ведення карток покладається на завідувачів відділів комплектування та опрацювання документів. Обліковий каталог зберігається в замкненій шафі, картки закріплюються на металевих стрижнях. Як і до інвентарної книги, користувачів до користування обліковим каталогом не допускають. Доступ до каталогу мають лише працівники бібліотеки, призначені відповідним наказом. Засобом контролю за правильною порядковою нумерацією і збереженням карток облікового каталогу є «Журнал реєстрації карток облікового каталогу». На звороті картки фіксують розподіл примірників документа за філіями бібліотеки чи бібліотечної системи та записують наданий єдиний загальний інвентарний номер для всіх примірників документа і всіх томів багатотомного видання. Картки облікового каталогу розташовують в абетковому порядку і так само, як і загальний опис інвентарних номерів, реєструють у спеціальних журналах. Для кожного виду документів заповнюють облікову картку встановленого зразка.
Для індивідуального обліку аудіовізуальних документів, мікроформ, електронних документів у форматі CD-ROMів, дискет та програмного забезпечення, а також неопублікованих документів застосовується будь-яка форма інвентарного обліку, але окрема для кожного виду. Водночас до інвентарного номера, що проставляється на кожному примірнику документа (на пакувальних/обгорткових матеріалах, у які його вміщено) або наклеюється безпосередньо на носій, додається умовна позначка з тире, що позначає конкретний вид документа.
Безінвентарний індивідуальний облік застосовують для документів, тимчасового зберігання, що містять інформацію, яка швидко застаріває, втрачає актуальність, не користується попитом, у зв'язку з чим їх вилучають із фондів бібліотеки через нетривалий період часу (від 1 до 3 років, якщо не передбачено інші терміни). Цей вид обліку також використовують бібліотеки закладів освіти для обліку багатопримірникових (10 і більше одиниць) документів, призначених для використання здобувачами освіти в навчальному процесі.
Індивідуальний облік документів фонду навчальних видань у бібліотеках закладів загальної середньої, фахової передвищої та професійної (професійно-технічної) освіти регулює Інструкція про порядок комплектування та облік підручників і навчальних посібників у бібліотечних фондах загальноосвітніх, професійно-технічних навчальних закладів та вищих навчальних закладів І-ІІ рівнів акредитації (затверджена Наказом МОН України від 02.12.2013 № 1686, із змінами, внесеними згідно з Наказом МОН України № 228 від 22.08.2017.).
До матеріалів тимчасового зберігання належать і матеріали, виготовлені бібліотекою на власному обладнанні (мультимедійні презентації, аудіовізуальні документи, підготовлені для проведення бібліотечних заходів та ін.).
До безінвентарного також належить облік періодичних видань: надходження журналів та газет фіксується на відповідних картках обліку з подальшим занесенням їхніх даних до електронної бази бібліотеки. Видання образотворчого мистецтва (аркушеві, листівки), автореферати дисертацій вносять до електронної бази також без інвентарного номера.
Індивідуальний облік баз даних, електронних документів провадаять на реєстраційних картках або в іншій формі обліку, що використовується в бібліотеці. В облікових документах фіксують такі відомості: дату надходження, назву електронного документа чи бази даних, юридичну чи фізичну особу-розробника, дату створення ресурсу, вартість, тип фізичного носія інформації (СD-RОМ, жорсткий диск, дискета), періодичність оновлення.
Індивідуальний облік електронних мережевих видань та аудіовізуальних мережевих документів здійснюється шляхом внесення їхніх даних, що містять інформацію про завантаження документа на сервер бібліотеки (посилання), до автоматизованої інформаційно-бібліотечної системи.
Індивідуальний облік мережевих документів віддаленого доступу ведеться шляхом реєстрації пакетів файлів без присвоєння їм інвентарного номера. Форма такого обліку охоплює основні характеристики пакета: назву, дані про виробника, платформу та тип пакета. Факультативно можна відображати в цій формі дані про кількість документів, об’єднаних у пакет. Основними одиницями обліку електронних документів є: назва – умовне позначення одного електронного документа; файл – кожний окремий файл електронного документа.
Керуючись Інструкцією з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах (2007), бібліотека має право розробити власну форму обліку електронних ресурсів.
Автоматизований облік документів, що базується на використанні інформаційних технологій, нині є найбільш перспективним і зручним, тому активно запроваджується в багатьох бібліотеках. Він використовується для створення будь-якої форми І. о. д.
Останнім часом у світовій практиці автоматизованого опрацювання та видачі документів дедалі ширшого застосування набуває використання замість інвентарного номера штрих-коду, який у цифровій, машиночитаній формі містить такі дані: повну назву бібліотеки, закодований інвентарний номер, інвентарний номер документа арабськими цифрами, (наприклад, штрих-код видання з інвентарним номером 256489 матиме вигляд 125648900001), ID бібліотеки та суфікс «BN».
Кожний примірник документа повинен мати дві ідентичні наклейки зі штрих-кодами. Перша з них розміщується на титульній сторінці документа, друга – у нижньому куті внутрішньої сторони задньої обкладинки. Застосування штрих-кодів суттєво спрощує і пришвидшує автоматизований І. о. д., рух документів, мінімізує чинник людської помилки.
Розколупа Н. До проблеми обліку бібліотечних фондів / Н. Розколупа // Бібл. планета. – 2006. – № 2. – С. 11–13.
Корчемна І. Організація обліку рукописних документів в Інституті рукопису НБУВ / І. Корчемна // Наук. пр. Нац. б-ки України ім. В. І. Вернадського / НАН України, Нац. б-ка України ім. В. І. Вернадського. – Київ, 2007. – Вип. 19. – С. 437–444.
Петренко Н. В. Облік бібліотечного фонду універсальної наукової бібліотеки в умовах застосування автоматизованої технології / Петренко Н. В. // Від ХІХ до ХХІ століття. Трансформація бібліотек у контексті розвитку суспільства : матеріали Міжнар. наук.-практ. конф., Харків, 12-14 жовт. 2011 р. / Держ. закл. «Харк. держ. наук. б-ка ім. В. Г. Короленка» ; [уклад. О. П. Куніч ; редкол.: В. Д. Ракитянська та ін.]. – Харків : РА «ІРІС», 2011. – С. 282–286.
Інформаційні ресурси : словник законодавчої та стандартизованої термінології. – Київ : Нілан-ЛТД, 2012. – 283 с.
Клочок Т. І. Облік електронних ресурсів у бібліотеці / Т. І. Клочок, О. І. Посмєтна // Місце і роль бібліотек у формуванні національного інформаційного простору : матеріали міжнар. наук. конф. (Київ, 21–23 жовт. 2014 р.) / НАН України, Нац. б-ка України ім. В. І. Вернадського, Асоц. б-к України, Рада директорів наук. б-к та інформ. центрів акад. наук – членів МААН ; [редкол.: В. І. Попик та ін.]. – Київ : НБУВ НАН України, 2014. – С. 438–440.
Корчемна І. С. Система комплектування й обліку архівних фондів Інституту рукопису Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського. Створення електронного інтегрованого ресурсу / І. С. Корчемна ; відп. ред. Л. А. Дубровіна ; НАН України, Нац. б-ка України ім. В. І. Вернадського. – Київ, 2016. – 220 с.
Сучасна публічна бібліотека від А до Я : довідник / Н. І. Розколупа, Т. І. Богуш, Л. В. Лагута [та ін.] ; М-во культури України, Нац. б-ка України ім. Ярослава Мудрого – Київ, 2019. – С. 60–61.
________________
Положення про електронну бібліотеку НТБ КНУДТ.
Ляшенко А. Бібліотечні фонди: вивчаємо порядок обліку